wäre mein Vorschlag

http://eur-lex.europa.eu/Notice.do?mode=dbl&lang=de&ihmlang=...

Mindestens drei Wochen vor dem anberaumten Sitzungstermin richtet die/der Vorsitzende eine Einladung an alle ordentlichen Ausschussmitglieder. Gleichzeitig stellt sie/er den ordentlichen und den stellvertretenden Ausschussmitgliedern den Entwurf der Tagesordnung mit den zu behandelnden Fragen sowie die vorbereitenden Unterlagen bereit.

El presidente convocará a todos los miembros titulares al menos tres semanas antes de la fecha prevista para la reunión. Al mismo tiempo, pondrá a disposición de los miembros titulares y suplentes del Comité el proyecto de orden del día, que incluirá los puntos que vayan a examinarse, así como los documentos preparatorios.